Код ОКУ в ЕФС-1: Полное руководство по заполнению в 2024-2025 годах

Последнее изменение: 3 дня назад

С началом отчетной кампании за 2024 год многие бухгалтеры и специалисты по кадрам столкнулись с новым требованием при заполнении формы ЕФС-1 — необходимостью указывать код «ОКУ». 🧐 Это нововведение вызвало массу вопросов: что это за код, в каких случаях его применять, как он связан с районными коэффициентами и как правильно отразить его в отчете, который пришел на смену привычному СЗВ-СТАЖ. Давайте разберемся во всех тонкостях, чтобы ваша отчетность была безупречной.

Выберите раздел:

👉 ❓ Что такое код «ОКУ» в отчете ЕФС-1
👉 ✅ Как правильно заполнить ЕФС-1 с кодом «ОКУ»
👉 📍 Примеры применения кода «ОКУ» для разных регионов
👉 ❗️ Распространенные ошибки и важные нюансы
👉 Выводы и рекомендации
👉 🙋‍♀️ Часто задаваемые вопросы (FAQ)

❓ Что такое код «ОКУ» в отчете ЕФС-1

Код «ОКУ» — это аббревиатура, которая расшифровывается как «Особые климатические условия». Этот код был введен Приказом Социального фонда России (СФР) от 17 ноября 2023 года № 2281 и стал обязательным для применения начиная с отчетности за 2024 год.

Основное назначение кода «ОКУ» — идентифицировать в отчете ЕФС-1 периоды работы сотрудников в местностях, которые не относятся к районам Крайнего Севера (РКС) или приравненным к ним местностям (МКС), но для которых законодательно установлен районный коэффициент к заработной плате. Проще говоря, если на вашей территории действует районный коэффициент, но это не Крайний Север, вы должны использовать код «ОКУ».

Этот код указывается в подразделе 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1, который является аналогом ранее существовавшей формы СЗВ-СТАЖ. Он помогает СФР корректно учитывать стаж и пенсионные права работников, а также правильно рассчитывать социальные пособия, например, больничные, исходя из МРОТ с учетом районного коэффициента.

💡 Когда необходимо применять код «ОКУ»

Применение кода «ОКУ» обязательно для всех работодателей, чьи сотрудники трудятся на территориях с особыми климатическими условиями. К таким местностям относятся все территории (за исключением РКС и МКС), где действующими нормативными актами, включая акты времен СССР, введены районные коэффициенты к зарплате.

Ключевое правило:
Если ваша организация или ее обособленное подразделение находится в местности, где:

Применяется районный коэффициент (РК).
Эта местность не является районом Крайнего Севера (РКС) или приравненной к нему (МКС).

Тогда при заполнении подраздела 1.2 ЕФС-1 за 2024 год и далее вы обязаны указывать код «ОКУ».

Сведения с кодом «ОКУ» подаются в составе годового отчета ЕФС-1 (подраздел 1.2) не позднее 25 января года, следующего за отчетным. Так, за 2024 год отчет нужно сдать до 27 января 2025 года (поскольку 25 января — выходной день).

Важно отметить, что подраздел 1.2 ЕФС-1 заполняется не на всех сотрудников, а только на тех, у кого в отчетном году были определенные периоды работы, например:

Работа, дающая право на досрочную пенсию.
Отпуск по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет, отпуск без сохранения зарплаты.
Простой или отстранение от работы.
Приостановление трудового договора в связи с мобилизацией.
И, что особенно важно в нашем контексте, работа в местностях с особыми климатическими условиями (то есть, с кодом «ОКУ»).

Таким образом, если ваша компания находится, например, в Новосибирске, где есть районный коэффициент, но это не Север, вы должны подать подраздел 1.2 на всех сотрудников, указав для них код «ОКУ».

👉 Подробнее...

✅ Как правильно заполнить ЕФС-1 с кодом «ОКУ»

Заполнение отчета не представляет сложности, если следовать порядку, утвержденному СФР.

Пошаговая инструкция:

Откройте подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» в форме ЕФС-1.
Найдите блок «Территориальные условия». Он состоит из двух граф.
В графе 4 «Код» укажите значение «ОКУ».
В графе 5 «Районный коэффициент» обязательно укажите размер коэффициента, установленного в вашей местности. Коэффициент вносится в формате «X.X» или «X.XX», например, «1.15» или «1.3».

Например, для организации в Абакане (Республика Хакасия) в графе 4 будет стоять «ОКУ», а в графе 5 — «1.3».

Настройка в программах 1С:ЗУП

Для автоматического заполнения отчета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо выполнить предварительные настройки. Код «ОКУ» можно указать:

Для всей организации: В карточке организации (меню «Настройка» → «Предприятие» → «Организации» или «Реквизиты организации») на вкладке «Основные сведения». Это подходит, если все сотрудники работают в одинаковых условиях.
Для обособленного подразделения: В карточке подразделения (меню «Настройка» → «Предприятие» → «Подразделения») на вкладке «Главное». Это необходимо, если особые условия применяются только к сотрудникам конкретного филиала.
Для территории: Если в компании ведется учет по территориям, код можно указать в карточке «Территории» (меню «Настройка» → «Предприятие» → «Территории»).

После выполнения этих настроек при формировании документа «ЕФС-1: Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» код «ОКУ» и районный коэффициент будут подтягиваться автоматически.

👉 Подробнее...

📍 Примеры применения кода «ОКУ» для разных регионов

Рассмотрим применение кода на конкретных примерах, которые часто вызывают вопросы у бухгалтеров.

Новосибирск и Новосибирская область

Новосибирская область не входит в перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей. Однако на ее территории действует районный коэффициент.

Код территориальных условий: «ОКУ».
Районный коэффициент: На всей территории Новосибирской области, включая город Новосибирск, с 1 января 1996 года установлен повышенный районный коэффициент в размере 1,25.
Таким образом, при заполнении ЕФС-1 для сотрудников из Новосибирска в графе 4 нужно указать «ОКУ», а в графе 5 — «1.25».

Республика Башкортостан

Ситуация с Республикой Башкортостан сложнее. На данный момент на федеральном уровне не установлен единый районный коэффициент для всей территории республики, как это сделано для Урала или Сибири. Коды ОКАТО для республики (например, 80000000000) не определяют наличие климатических надбавок.

Однако в регионе могут действовать районные коэффициенты, установленные для отдельных отраслей или производств внутренними нормативными актами.

Что делать: Работодателям из Башкортостана необходимо тщательно изучить отраслевые соглашения и местные законодательные акты. Если для вашей сферы деятельности или конкретной местности внутри республики установлен РК, то вы обязаны применять код «ОКУ» и указывать соответствующий коэффициент. Если же районный коэффициент для вашей организации не установлен, то графы 4 и 5 раздела «Территориальные условия» в подразделе 1.2 ЕФС-1 заполнять не нужно.

👉 Подробнее...

❗️ Распространенные ошибки и важные нюансы

Путаница с кодами РКС и МКС. Код «ОКУ» применяется только там, где есть районный коэффициент, но нет статуса Крайнего Севера (РКС) или приравненной местности (МКС). Для северных территорий продолжают использоваться коды «РКС» и «МКС».
Забывают указать коэффициент. Указание кода «ОКУ» в графе 4 всегда требует заполнения графы 5 с размером районного коэффициента. Оставлять ее пустой при коде «ОКУ» — ошибка.
Неверное определение круга лиц для отчета. С введением кода «ОКУ» круг лиц, по которым нужно сдавать подраздел 1.2, расширился. Если в организации установлен РК (и это не Север), то отчитываться нужно по всем сотрудникам, работавшим в этой местности в течение года. Некоторые программы, например 1С, при установке кода «ОКУ» в настройках организации автоматически заполняют отчет всеми сотрудниками, что соответствует логике СФР по сбору данных.
Код «ПРОЧ». В некоторых версиях ПО на начальном этапе возникала ошибка: при установке кода «ОКУ» пропадала возможность указать процент северной надбавки. В качестве временного решения предлагалось использовать код «ПРОЧ». После обновления программного обеспечения необходимо исправить этот код на «ОКУ» задним числом с начала действия нового правила.

👉 Подробнее...

Выводы и рекомендации

Подведем итог. Код «ОКУ» — это важное нововведение в отчетности ЕФС-1, которое напрямую связано с районными коэффициентами.

Ключевые моменты, которые нужно запомнить:

Код «ОКУ» («Особые климатические условия») используется с отчета за 2024 год.
Он применяется для территорий с районным коэффициентом, которые не относятся к РКС/МКС.
При указании «ОКУ» в графе 4, обязательно заполняется графа 5 с размером районного коэффициента.
Отчет по таким сотрудникам подается в составе подраздела 1.2 ЕФС-1 до 25 января следующего года.

Рекомендации для бухгалтеров:

Проведите аудит: Проверьте, действует ли на территории вашей организации или ее подразделений районный коэффициент.
Обновите ПО: Убедитесь, что ваша бухгалтерская программа (например, «1С:ЗУП») обновлена до последней версии, поддерживающей новые коды.
Выполните настройки: Корректно укажите код «ОКУ» и размер РК в настройках организации или подразделения.
Консультируйтесь: При возникновении сомнений относительно наличия или размера районного коэффициента в вашем регионе, лучше уточнить информацию в местном отделении СФР или в трудовой инспекции.

👉 Подробнее...

🙋‍♀️ Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Что такое код «ОКУ» в СЗВ-СТАЖ?

Ответ: С 2023 года форма СЗВ-СТАЖ отменена. Ее аналогом является подраздел 1.2 формы ЕФС-1. Код «ОКУ» — это «Особые климатические условия», который указывается именно в ЕФС-1 для территорий с районным коэффициентом, не являющихся Крайним Севером.

Вопрос: Код «ОКУ» в ЕФС-1 — что это?

Ответ: Это код территориальных условий для местностей, где к зарплате применяется районный коэффициент, но которые не относятся к районам Крайнего Севера (РКС) или приравненным к ним (МКС).

Вопрос: С какого периода нужно указывать код «ОКУ»?

Ответ: Код «ОКУ» применяется начиная с отчетности за 2024 год, которую необходимо сдать до 27 января 2025 года.

Вопрос: Где в ЕФС-1 указывать код «ОКУ» и районный коэффициент?

Ответ: В подразделе 1.2 раздела 1. Код «ОКУ» ставится в графе 4 «Код», а сам районный коэффициент — в графе 5 «Районный коэффициент» блока «Территориальные условия».

Вопрос: Нужно ли сдавать подраздел 1.2 с кодом «ОКУ» на всех сотрудников?

Ответ: Да, если ваша организация работает в местности с кодом «ОКУ», то подраздел 1.2 нужно подавать на всех сотрудников, которые работали в этой местности в отчетном году.

Вопрос: Какой код «ОКУ» и коэффициент для Новосибирска?

Ответ: Для Новосибирска и области в графе 4 указывается код «ОКУ», а в графе 5 — районный коэффициент «1.25».

Вопрос: Какой код «ОКУ» для Республики Башкортостан?

Ответ: Единый районный коэффициент для всей республики не установлен. Работодатель должен проверить наличие РК согласно отраслевым и местным нормативным актам. Если коэффициент есть, нужно ставить «ОКУ» и соответствующий размер РК. Если нет — поле остается пустым.

Вопрос: Что делать, если в программе 1С вместо «ОКУ» стоит «ПРОЧ»?

Ответ: Код «ПРОЧ» мог использоваться как временное решение из-за ошибки в старых версиях ПО. Необходимо обновить программу и исправить код на «ОКУ» с начала 2024 года.

Вопрос: Чем «ОКУ» отличается от «РКС» и «МКС»?

Ответ: «РКС» (Районы Крайнего Севера) и «МКС» (местности, приравненные к ним) — это коды для северных территорий, работа на которых дает особые льготы (например, дополнительный отпуск, досрочная пенсия). «ОКУ» — это все остальные территории, где есть районный коэффициент, но нет статуса Севера.

Вопрос: Нужно ли указывать код ОКУ для дистанционного работника, если он живет в такой местности?

Ответ: Да, если трудовой договор заключен с организацией, а работник выполняет свои обязанности, находясь на территории с особыми климатическими условиями, то на него распространяются соответствующие гарантии, включая районный коэффициент. Следовательно, в ЕФС-1 нужно отражать код «ОКУ».

Вопрос: Какая ответственность за неуказание кода «ОКУ»?

Ответ: Хотя СФР на начальном этапе мог проявлять лояльность, неуказание или неверное указание кода является ошибкой в отчетности. Это может привести к штрафу за предоставление неполных или недостоверных сведений. Кроме того, это может повлиять на правильность расчета будущей пенсии сотрудника и текущих пособий.

Вопрос: Если в течение года работник был в командировке в местности с другим РК, как это отразить?

Ответ: В этом случае период работы разбивается на несколько строк. В одной строке указывается основной период работы с кодом «ОКУ» и стандартным РК, а в другой строке — период командировки с тем же кодом территориальных условий (если он не менялся), но с новым районным коэффициентом, действующим в месте командировки.

Вопрос: Код «ОКУ» применяется только для трудовых договоров или для ГПХ тоже?

Ответ: Подраздел 1.2 ЕФС-1 заполняется в отношении всех застрахованных лиц, включая исполнителей по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), если на их вознаграждения начисляются страховые взносы. Соответственно, если исполнитель по ГПХ работал в местности с «ОКУ», это нужно отразить в отчете.

Вопрос: Что если в организации есть обособленное подразделение в местности с «ОКУ», а головной офис — нет?

Ответ: В этом случае код «ОКУ» и районный коэффициент указываются только для сотрудников этого обособленного подразделения. В настройках бухгалтерской программы эти параметры нужно задавать именно для подразделения, а не для всей организации в целом.

Вопрос: Влияет ли код «ОКУ» на досрочную пенсию?

Ответ: Сам по себе код «ОКУ» права на досрочную пенсию по «северному» стажу не дает. Он лишь фиксирует работу в местности с районным коэффициентом. Право на досрочную пенсию определяется другими кодами, указываемыми в графах 8 и 9 («Особые условия труда» и «Основание»).